MAKALAH
MANAJEMEN PROYEK & MANAJEMEN RISIKO
BAB 3-4
( Grup proses Manajemen Proyek : Studi kasus & Project Integration Management (Manajemen Integrasi ))
Disusun Oleh :
Adi kusuma
20110149
2kb05
KELOMPOK 2
FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI
JURUSAN SISTEM KOMPUTER
UNIVERSITAS GUNADARMA
2011
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunianya kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan Tugas Makalah ini.
Makalah yang kami buat ini berisi tentang bagian – bagian dari manajemen proyek dan risiko yaitu mengenai Grup proses Manajemen Proyek : Studi kasus & Project Integration Management (Manajemen Integrasi).
Kami menyadari makalah yang kami buat ini jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.
Akhir kata, kami sampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu serta berperan dalam proses penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Dan semoga makalah yang kami buat ini dapat memberikan manfaat kepada pembaca dalam memahami tentang bagian dari manajemen proyek dan risiko. Amin
Jakarta, 20 November 2011
Penyusun
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB III. Grup proses Manajemen Proyek : Studi kasus
3. 1 Grup proses manajemen proyek.
3. 2 Hubungan antara grup proses dan area knowledge.
3. 3 Membangun metodologi manajemen proyek IT.
3. 4 Studi kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site
3. 5 Inisiasi proyek.
3. 6 Dokumen inisiasi proyek.
3. 7 Rencana proyek.
3. 8 Eksekusi proyek, pengawasan proyek, penyelesaian
proyek, dan Post-Project Follow-up
BAB IV. Project Integration Management (Manajemen Integrasi)
4. 1 Pengertian Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration
Management yang baik.
4. 2 Proses dan overview Project Integration Management
4. 3 Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan, atribut, dan
elemen umum dari sebuah rencana proyek .
4. 4 Contoh Outline untuk a Software Project Management Plan (SPMP).
4. 5 Analisis Stakeholder dan contohnya.
4. 6 Eksekusi rencana proyek dan ketrampilan penting yang dibutuhkan.
4. 7 Alat dan teknik eksekusi proyek.
4. 8 Integrated change control dan process pada proyek TI
4. 9 Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)
4. 10 Konfigurasi Manajemen
BAB III
Grup proses Manajemen Proyek : Studi kasus
3.1 Grup proses Manajemen Proyek
Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. Dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses.
Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses :
a. Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek
b. Perencanaan Proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas – aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati.
c. Eksekusi yaitu mengintegrasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan.
d. Kontrol : mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
e. Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.
3.2 Hubungan antara Grup proses dan area Knowledge
Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses.
Gambar 3.2
3.3 Membangun metodologi manajemen proyek IT.
Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC).
Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol.
Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang "one size fits all."
Kita dapat mengelaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek.
Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadimain interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel "Defining & Classifying Project Management Methodologies." Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari artikel tersebut.
Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek.
Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel "Methodology Per Project". Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi.
Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya tidak hanya mendefinikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame of reference yang mencakup
1. A common project management model.
2. Companywide project management training programs.
3. Project management career development.
4. Knowledge-sharing activities.
3.4 Studi kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site
Case Study : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site kami merangkum bahwa Manajemen Proyek terdiri dari beberapa proses, sbb:
a. Initiating
Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar.
Input :
Mengidentifikasikan pihak-pihak yang berkepentingan, menganalisis kebutuhan yang diperlukan dalam membangun proyek dan memperkirakan resiko-resiko yang akan muncul.
Output :
- Project charter terselesaikan dan disepakati.
- Terpilihnya Manajer Proyek
- Teridentifikasinya pihak-pihak yang berkepentingan.
- Business case terselesaikan.
b. Planning
Tujuan utama dari perencenaan proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek
Input :
Berupa output-an dari proses inisiasi sebelumnya.
Output:
- Ditentukannya lingkup proyek
- Adanya kontrak tim
- Adanya WBS
- Scheduled Project terbentuk.
- Adanya daftar dari resiko yg diprioritaskan.
c. Executing
Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi.
Input:
Berupa output dari proses perencanaan (planning).
Output:
- Mengimplementasikan solusi dari masalah-masalah yang ada.
- Mengetahui data performansi kerjadar itim.
- Perencanaan Manajemen Proyek (diperbaharui).
- Terkualifikasinya daftar penjual.
d. MonitoringandControlling
Adalah pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.
Input:
Berupa output-an dari proses sebelumnya
Output:
- Adanya recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair.
- Terukurnya performansi.
- Terukurnya control kualitas.
- Resolved Issues.
e. Closing
Input :
Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita.
Output :
- Final Product, service orresult.
- Menutup kontrak.
- Dokumentasi.
Jadi, dari diskusi kelompok, kami menyimpulkan bahwa input dan output dari tiap proses dalam Case Study : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site ada
3.5 Inisiasi proyek.
Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.
Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.
3.6 Dokumen inisiasi proyek.
Merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.
Rencana Proyek
Merupakan sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.
3.7 Eksekusi proyek, pengawasan proyek, penyelesaian proyek, dan Post-Project Follow-up.
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun.
Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek jugapenyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
BAB IV
Project Integration Management (Manajemen Integrasi)
Project Integration Management
Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah terkoordinasi.
4.1 Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik.
- Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung
- Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan
- Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak
- Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface
- Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek
Gambar 4.1
4.2 Proses dan overview Project Integration Management
Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini :
- Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.
- Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian jadwal.
- Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.
- Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja.
- Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja,dan penyelesaian administratif.
- Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko dan pengendalian penanggulangan resiko.
- Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan penyelesaian kontrak.
- Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik. Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan
4.3 Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah rencana proyek .
Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentukproposal.
Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemenproyek.
Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge)meliputi: :
a. manajemen integrasi proyek, terdiri dari ;
pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasidenganbaik.
b. manajemen ruang lingkup proyek ;
dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek.
c. manajemen waktu ;
mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktunya.
d. manajemen biaya ;
meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan.
e. manajemen mutu ;
dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder).
f. manajemen sumber daya manusia (SDM) ;
mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan proyek.
g. manajemen komunikasi proyek, terdiri atas ;
perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola denganbaik.
h. manajemen resiko
mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul.
i. manajemen pengadaan
mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah.
4.4 Contoh Outline untuk a Software Project Management Plan (SPMP).
Gambar 4.4
4.5 Analisis Stakeholder dan contohnya.
STAKEHOLDERS ANALYSIS :
- Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan
a. nama dan organisasi stakeholder
b. peranannya dalam proyek
c. fakta-fakta unik mengenai stakeholder
d. level keterlibatannya dan
e. ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholder
Contohnya :
Gambar 4.5
4.6 Eksekusi rencana proyek dan ketrampilan penting yang dibutuhkan.
MENGELOLA EKSEKUSI PROYEK :
1. Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan
2. Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek
3. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.
KETRAMPILAN PENTING DALAM EKSEKUSI PROYEK
- Kepemimpinan
- Komunikasi
- Politik
- Kemampuan menggunakan tools dan techniques
ü Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar
ü Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan
ü Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek
4.7 Alat dan teknik eksekusi proyek.
Alat dan teknik digunakan untuk mengembangkan rencana manajemen proyek :
- Metodologi manajemen proyek
LANGSUNG DAN PELAKSANAAN PROYEK KELOLA
Tujuan dari pelaksanaan proyek langsung dan mengelola adalah untuk menjalankan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek dalam rangka untuk mencapai persyaratan proyek rinci dalam pernyataan ruang lingkup proyek. Dalam fase ini, sebagian besar anggaran proyek dihabiskan.
Alat dan teknik untuk proses proyek langsung dan mengelola eksekusi
a. Metodologi manajemen proyek
b. Manajemen proyek sistem informasi
Keluaran dari proses proyek langsung dan mengelola eksekusi
a. Deliverables
b. diminta perubahan
c. Diimplementasikan permintaan perubahan
d. Diimplementasikan tindakan korektif
e. Diimplementasikan tindakan pencegahan
f. Diimplementasikan perbaikan cacat
g. Pekerjaan informasi kinerja
- Manajemen proyek sistem informasi
MONITOR DAN PEKERJAAN PENGENDALIAN PROYEK
Proses pelacakan, meninjau, dan mengatur kemajuan untuk memenuhi tujuan kinerja yang ditetapkan dalam Rencana Manajemen Proyek masukan
a. Rencana Manajemen Proyek
b. Laporan kinerja
c. Faktor Lingkungan perusahaan
d. Organisasi Proses Aset
- ahli Penghakiman
LAKUKAN PERUBAHAN PENGENDALIAN TERPADU
berarti mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek. Proses ini meliputi permintaan meninjau, menyetujui perubahan dan mengendalikan perubahan (hasil apapun produk yang unik dan dapat diverifikasi, atau kemampuan untuk melakukan layanan yang diidentifikasi dalam dokumentasi manajemen proyek perencanaan dan harus diproduksi dan disediakan untuk menyelesaikan proyek) deliverable.
Keluaran
Ubah Perbarui Status Permintaan
Tools & Teknik
ahli Penghakiman Berkaitan dengan:
a. Mempengaruhi faktor yang menciptakan perubahan untuk memastikan bahwa perubahan yang disepakati
b. Menentukan perubahan yang telah terjadi
c. Mengelola perubahan yang sebenarnya ketika mereka terjadi
- Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar.
- Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan
- Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek
- Alat dan teknik eksekusi proyek :
a. Metodologi manajemen proyek
b. Manajemen proyek sistem informasi
4.8 Integrated change control dan process pada proyek TI
INTEGRATED CHANGE CONTROL
- Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle
- Tujuan utama pengendalian perubahan
a. Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality)
b. Menentukan apakah perubahan sudah terjadi
c. Mengelola perubahan yang terjadi
KONTROL PERUBAHAN DALAM PROYEK IT
ü Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya.
ü Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat.
ü Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses komunikasi dan negosiasi yang konstan.
ü Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut.
4.9 Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)
SISTEM KONTROL PERUBAHAN
Merupakan proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah. Menggambarkan orang yang berwenang untuk¢membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut. Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB), manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya
CHANGE CONTROL BOARD
Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui.
Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi. Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat.
4.10 Konfigurasi Manajemen
Definisi :
Merupakan seni untuk mengidentifikasi, mengorganisasi, kontrol modifikasi pada software yang sedang dibangun oleh tim programming. Tujuan dari Manajemen Konfigurasi adalah memaksimalkan produktivitas dengan meminimalisasi kesalahan Manajemen Konfigurasi dilakukan untuk :
ü Identifikasi perubahan
ü Control perubahan
ü Memastikan bhw perubahan telah dilakukan dengan baik
ü Memberi report kepada pihak lain yang membutuhkan
Faktor terjadinya perubahan :
• Bisnis baru atau kondisi pasar yang menjadikan perubahan pada kebutuhan produk atau aturan bisnis
• Kebutuhan customer baru yang menyebabkan perubahan permintaan data oleh sistem informasi, fungsi yang ada pada produk, atau service yang diberikan oleh sistem berbasis komputer
• Re-organisasi dan/atau perubahan bisnis yang menyebabkan perubahan dalam prioritas proyek atau struktur tim software engineering
• Batasan anggaran dan jadwal yang menyebabkan redefinisi sistem atau produk
CONFIGURATION AUDIT
• Identifikasi, version control, dan change control membantu developer software untuk me-maintain permintaan pada saat terjadi kondisi yang tidak diinginkan
• Bagaimana bisa memastikan bahwa perubahan diimplementasikan dengan baik ? Jawabannya tergantung dua hal, yakni : Formal Technical Reviews dan Software Configuration Audit
• Formal Technical Reviews berfokus pada pembetulan teknis dari objek konfigurasi yang telah dimodifikasi
• Software Configuration Audit melakukan assesment objek konfigurasi untuk karakteristik yang belum tercantum dalam review
DAFTAR PUSTAKA
Internet
